Een praktijk runnen vraagt meer dan alleen cliëntgesprekken voeren. Achter elk gesprek zitten mails, afspraken, opvolging, documenten, facturen en kleine taken die tussendoor geregeld moeten worden.
Op zich lijken dat vaak geen grote dingen. Een mail beantwoorden duurt misschien vijf minuten. Een afspraak verzetten nog minder. Toch kan administratie veel meer energie vragen dan de tijd die je er daadwerkelijk aan besteedt.
Dat komt omdat administratieve taken niet alleen tijd kosten. Ze blijven ook in je hoofd aanwezig zolang ze nog niet afgerond zijn.
Je werkdag kan dus voorbij zijn, terwijl je praktijk mentaal gewoon verderloopt.
Kleine taken kunnen verrassend veel aandacht vragen
Administratie wordt vaak bekeken als een verzameling taken: mails beantwoorden, afspraken regelen, gegevens aanvullen, documenten versturen.
Maar naast het uitvoeren van die taken moet je ook voortdurend onthouden dat ze nog moeten gebeuren.
Je moet bijvoorbeeld onthouden dat:
- een cliënt nog antwoord verwacht;
- iemand teruggebeld moet worden;
- een afspraak verplaatst moet worden;
- een document nog moet worden doorgestuurd;
- een factuur nog nagekeken moet worden;
- je later nog iets moet aanpassen in je agenda of cliëntendossier.
Geen van die taken hoeft op zichzelf zwaar te zijn.
Het probleem ontstaat wanneer verschillende van die kleine open eindjes tegelijk blijven rondhangen.
Hoe meer dingen je zelf moet onthouden, hoe meer aandacht je praktijk blijft opeisen, zelfs wanneer je op dat moment niets aan het uitvoeren bent.
Je hoofd wordt stilaan je administratieve systeem
Veel praktijkhouders hebben wel een agenda, mailbox en cliëntensysteem.
Toch betekent dat niet automatisch dat alle administratie ook op één duidelijke manier wordt opgevolgd.
Een deel staat in je mailbox. Een andere taak staat in je agenda. Misschien gebruik je daarnaast nog notities op je telefoon, een schrift of losse post-its.
En sommige dingen staan nergens.
Die probeer je gewoon te onthouden.
Dat kan lang goed gaan. Zeker wanneer je praktijk nog kleiner is en je het aantal mails, afspraken en uitzonderingen gemakkelijk kunt overzien.
Maar wanneer je praktijk drukker wordt, ontstaat er steeds meer informatie die jij zelf moet vasthouden.
Niet alleen de taak vraagt dan aandacht. Ook alles errond:
- Wat moest ik hier alweer mee doen?
- Wanneer moet ik dit opvolgen?
- Heb ik hier al op geantwoord?
- Was dit dringend?
- Had ik die persoon niet beloofd om terug te bellen?
- Waar had ik dat ook alweer genoteerd?
Dat is administratieve belasting die je niet terugziet in het aantal uren dat je officieel aan administratie besteedt.
Waarom administratie vaak opduikt wanneer je niet werkt
Een typisch gevolg daarvan is dat taken op de vreemdste momenten opnieuw naar boven komen.
Tijdens het avondeten herinner je je plots die mail.
Tijdens een cliëntgesprek schiet een afspraak door je hoofd.
Op een vrije dag denk je aan iets dat maandag moet gebeuren.
Of je ligt in bed en bedenkt ineens dat je nog iemand moest antwoorden.
Het vervelende is dat je op dat moment vaak niets met die taak kunt of wilt doen.
Je bent aan het eten, met je gezin bezig of probeert gewoon even niet te werken.
Toch is de taak opnieuw aanwezig.
Daardoor kan het lijken alsof je praktijk continu aandacht vraagt, terwijl het in werkelijkheid vaak de opvolging van openstaande taken is die blijft hangen.
Een vrije dag kan daardoor toch als werkdag voelen
Misschien herken je ook het bekende:
Ik kijk gewoon even snel naar mijn mailbox.
Je opent je mail omdat je één ding wilt controleren.
Daar staat een vraag die snel beantwoord kan worden.
Vervolgens zie je nog een andere mail waarop je eigenlijk ook nog moest reageren.
Voor je het weet ben je een half uur verder.
Of je opent je laptop helemaal niet, maar denkt gedurende de dag wel verschillende keren aan wat er nog moet gebeuren.
Technisch gezien ben je vrij.
Alleen is je hoofd nog steeds bezig met werk.
Dat is ook waarom administratie soms zwaarder voelt dan je op basis van het aantal uren zou verwachten.
Het probleem is niet altijd dat je te veel administratie hebt.
Soms zit het probleem vooral in het feit dat die administratie doorheen je hele dag verspreid zit.
Alles zelf onthouden is geen duurzame werkwijze
Een oplossing hoeft gelukkig niet te betekenen dat je meteen een ingewikkeld systeem moet bouwen.
Vaak helpt het al om ervoor te zorgen dat openstaande taken niet langer afhankelijk zijn van je geheugen.
Dat kan bijvoorbeeld door:
- één vaste plaats te gebruiken voor openstaande taken;
- duidelijke opvolgmomenten in te plannen;
- terugkerende administratie te bundelen;
- reminders te gebruiken voor zaken die later moeten gebeuren;
- vaste afspraken te maken over hoe bepaalde cliëntvragen worden verwerkt;
- je mailbox niet als takenlijst te gebruiken;
- duidelijke werkafspraken vast te leggen wanneer meerdere mensen in een praktijk werken.
Het doel daarvan is niet om zoveel mogelijk systemen te installeren.
Het doel is net om minder dingen zelf te moeten onthouden.
Een goed werkproces neemt informatie uit je hoofd en zet ze op een plaats waar je erop kunt vertrouwen dat ze terugkomt wanneer dat nodig is.
Niet iedere taak moet slimmer. Sommige kunnen gewoon weg
Er is nog een tweede mogelijkheid.
Niet iedere administratieve taak hoeft door jou uitgevoerd te worden.
Als je merkt dat dezelfde praktische taken telkens opnieuw tijd en aandacht vragen, kan het zinvol zijn om te bekijken welke daarvan iemand anders kan opvolgen.
Bijvoorbeeld:
- mailbox opvolgen;
- afspraken verzetten;
- praktische cliëntvragen beantwoorden;
- documenten doorsturen;
- reminders versturen;
- openstaande acties opvolgen;
- gegevens administratief verwerken;
- terugkerende taken bewaken.
Het voordeel daarvan zit niet alleen in de minuten die je bespaart.
Je hoeft ook niet meer degene te zijn die eraan denkt.
En net dat maakt bij terugkerende administratie vaak het grootste verschil.
Wanneer wordt het tijd om iets te veranderen?
Je hoeft niet te wachten tot je administratie volledig uit de hand loopt.
Kleine signalen zijn vaak al voldoende.
Bijvoorbeeld wanneer je:
- regelmatig buiten je werkuren aan administratieve taken denkt;
- dezelfde mails meerdere keren opent zonder ze af te handelen;
- taken pas uitvoert wanneer iemand er opnieuw achter vraagt;
- tijdens cliëntgesprekken bezig bent met praktische zaken;
- administratie systematisch naar je avonden of vrije dagen verschuift;
- veel dingen probeert te onthouden in plaats van ze ergens vast te leggen.
Dan is het meestal niet nodig om harder te werken.
Het is nuttiger om te bekijken waarom die taken bij jou blijven hangen.
Soms is een duidelijkere werkwijze voldoende.
Soms kun je een deel automatiseren.
En soms is het eenvoudiger als iemand anders bepaalde opvolging gewoon van je overneemt.
Je praktijk hoeft niet de hele dag in je hoofd te blijven zitten
Administratie hoort bij het runnen van een praktijk.
Maar dat betekent niet dat jij voortdurend degene moet zijn die alles onthoudt, opvolgt en bewaakt.
Een goede backoffice zorgt er net voor dat praktische zaken opgevangen worden zonder dat ze voortdurend je aandacht opeisen.
Begin daarom eens klein.
Kijk deze week welke administratieve taken meerdere keren opnieuw in je hoofd verschijnen.
Welke daarvan had je eigenlijk niet zelf hoeven onthouden?
Welke taak blijft telkens liggen?
En welke opvolging zou iemand anders perfect kunnen overnemen?
Daar zit meestal een veel interessanter aanknopingspunt dan simpelweg proberen om nog sneller te werken.
Blijft je praktijk ook na je werkdag in je hoofd zitten?
Ik ondersteun zorgprofessionals achter de schermen met praktische administratie en opvolging. Daarbij werk ik zoveel mogelijk binnen de systemen en werkwijze die er al zijn.
Zo hoeft ondersteuning geen nieuw project te worden, maar kan er stap voor stap werk verdwijnen dat nu nog bij jou blijft hangen.
Plan vrijblijvend een kennismakingsgesprek.